Jayé | Guide organisateur·rice

Créer une game night

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Créer une game night. Le formulaire se remplit en trois étapes — vous pouvez revenir en arrière à tout moment, votre saisie est conservée.

L'essentiel

Le titre, la date et l'heure, le lieu et la ville. Ces champs sont obligatoires (marqués d'un astérisque).

Vous pouvez aussi joindre la localisation Google Maps, facultative : dans l'application Maps, appuyez sur Partager et collez le lien. Vos participant·es auront alors un bouton Itinéraire sur la page de la soirée et sur leur billet — une adresse en toutes lettres ne suffit pas toujours à retrouver un lieu. Les coordonnées du point (par exemple « 6.3654, 2.4183 ») font aussi l'affaire.
Détails

Le prix par place (en FCFA — mettez 0 pour une soirée gratuite), le nombre de places, les jeux proposés (séparés par une virgule, affichés en tags) et une description pour donner envie.

Vous pouvez aussi proposer un tarif early bird : un prix réduit pour qui réserve tôt, valable jusqu'à une date limite que vous fixez. Les deux champs vont ensemble — un prix sans date (ou l'inverse) est refusé. Laissez-les vides si vous n'en voulez pas.
Encaissement

Vous choisissez sur quel numéro Mobile Money recevoir les paiements — voir la section suivante. Un récapitulatif s'affiche, puis vous cliquez sur Publier.

La game night est visible immédiatement après publication. Vous pourrez la modifier ou la masquer à tout moment.

Le tarif early bird : ce qu'il faut savoir

Le prix réduit doit rester inférieur au plein tarif, et sa date limite précéder la game night. Le tarif court jusqu'à la fin de la journée choisie : « jusqu'au 12 » inclut le 12.

Ces règles valent aussi quand vous modifiez la soirée : si vous baissez le plein tarif sous le prix réduit, ou si vous avancez la date de la game night avant l'échéance, la modification est refusée avec un message — plutôt que de laisser une promotion incohérente en ligne.

Configurer votre encaissement

C'est l'étape la plus importante : c'est sur ce numéro que vos participant·es vous envoient le prix de leur place, en transfert direct.

Sans numéro, pas de réservation payante

Tant qu'aucun numéro n'est renseigné, vos game nights payantes ne sont pas réservables. Et vérifiez-le bien : une erreur enverrait l'argent de vos participant·es à un inconnu.

Vous avez deux niveaux, le second étant facultatif :

Votre numéro habituel (profil): Dans Profil → Encaissement des réservations, renseignez votre numéro de réception et votre opérateur (MTN MoMo 📱 ou Moov Money 📲). Il sert par défaut à toutes vos game nights.
Un numéro propre à une game night: À la création ou dans les Paramètres d'une game night, vous pouvez choisir « Un autre numéro pour cette game night » — pratique si une soirée est encaissée ailleurs. Sinon, votre numéro de profil s'applique automatiquement.

Votre numéro d'encaissement n'est jamais affiché publiquement ; il n'apparaît qu'à la personne qui réserve, pour qu'elle fasse le bon transfert.

Vos réseaux sociaux: Toujours dans Profil → Vos réseaux sociaux, renseignez votre compte Instagram et votre page Facebook. Ils s'affichent sur la fiche de chacune de vos game nights : qui découvre une soirée peut ainsi retrouver tout ce que vous organisez. Saisissez votre nom d'utilisateur (par exemple jaye.africa) ou collez l'adresse de votre profil, Jayé en extrait l'identifiant. Videz le champ pour ne plus rien afficher.

Contrairement au numéro d'encaissement, ces comptes-là sont publics — c'est même toute leur utilité. N'y mettez que ce que vous assumez de montrer.

Le tableau de bord

Votre page d'accueil d'organisateur·rice donne la vue d'ensemble, avec quatre indicateurs :

Game nights actives — combien sont en ligne, sur le total.
Participant·es — le total de vos inscrit·es confirmés.
Revenus — la somme des paiements confirmés (places réellement payées).
Note moyenne — la moyenne des avis reçus.

En dessous, la liste de vos game nights : cherchez par titre ou ville, filtrez par statut (actif complet annulé masqué) ou par ville, triez les colonnes, et cliquez sur Gérer pour ouvrir une soirée. La barre de remplissage vous montre d'un coup d'œil où vous en êtes.

Gérer une game night

La page de gestion réunit tout. En haut, cinq actions :

Bouton	Ce qu'il fait
Publié / Masqué	Met la game night en ligne ou la retire du public (réservations suspendues).
Voir	Ouvre la page publique de la soirée dans un nouvel onglet.
Lien	Copie le lien de la game night, prêt à partager.
Modifier	Ouvre les paramètres pour éditer les informations.
Notifier	Envoie un rappel immédiat à tous les participant·es (voir §7).

Quatre indicateurs suivent la soirée : Places réservées (avec le taux de remplissage et les places en attente de paiement), Revenus, Paiements confirmés et Note moyenne.

Les Revenus additionnent les montants réellement dus par les réservations confirmées — pas un simple « places × prix affiché ». Avec un tarif early bird, ou après une modification du prix, les deux chiffres diffèrent : c'est le premier qui est juste.

Trois onglets organisent le reste :

Aperçu: La courbe des réservations, l'Activité récente (chaque événement a une pastille colorée : paiement confirmé, nouvelle inscription, place perdue), les détails de la soirée, et des Actions rapides.
Participant·es: La liste de vos inscrit·es et la gestion des paiements — voir §6.
Paramètres: Éditer les informations, changer votre numéro d'encaissement, gérer la visibilité, partager le lien, et — dans la zone de danger — annuler la game night. Les participant·es sont alors prévenu·es ; comme Jayé n'a rien encaissé, c'est à vous de leur rendre les sommes déjà reçues.

La localisation Google Maps se modifie au même endroit. Une fois enregistrée, le champ n'affiche plus l'adresse mais un bouton Voir sur Google Maps, avec de quoi la remplacer ou la retirer.

Changer le nombre de places

À la hausse, les places ouvertes ne partent pas au tout-venant : la liste d'attente est repêchée aussitôt, dans l'ordre, et les premières personnes en file reçoivent une notification.

À la baisse, vous ne pouvez pas descendre sous le nombre de places déjà tenues — réservations confirmées, plus celles en attente dont le délai de paiement court encore. Le formulaire refuse et vous dit combien elles sont. Il n'y aurait aucun moyen de reprendre une place à quelqu'un qui vous a déjà payé : l'argent est allé directement sur votre Mobile Money.

Encaisser un paiement

C'est le cœur du fonctionnement. Voici le cycle d'une place payante, du premier clic à la place acquise :

En attente
La personne réserve. Sa place est bloquée et elle reçoit vos instructions de paiement (votre numéro, le montant, une référence). Personne d'autre ne peut prendre cette place.
Signalé
La personne clique « J'ai envoyé » après son transfert. Cela ne confirme rien — cela vous alerte simplement qu'un versement est à vérifier.
Payé ou Refusé
Vous vérifiez votre solde Mobile Money, puis vous tranchez dans l'onglet Participant·es : J'ai reçu confirme la place (la personne reçoit sa confirmation), Rien reçu la remet en vente.

Tout le monde ne vous doit pas la même somme

Le montant d'une réservation est arrêté au moment où elle est posée, au prix en vigueur à cet instant : qui a réservé pendant la période early bird reste redevable du prix réduit, même une fois l'échéance passée et même si vous modifiez le prix ensuite. Et vous pouvez vous-même convenir d'un autre prix avec quelqu'un (voir ci-dessous). Deux personnes inscrites à la même soirée peuvent donc vous devoir des sommes différentes — c'est normal.

Fermer les réservations avant la soirée

Le champ Clôture des réservations, facultatif, fixe le dernier jour où l'on peut réserver — ce jour inclus. Utile si vous commandez à manger, réservez une salle au nombre de personnes, ou voulez simplement arrêter votre liste la veille. Laissé vide, on réserve jusqu'au début de la game night.

La date doit précéder la soirée : une clôture postérieure serait sans effet, et l'application la refuse. Une fois l'échéance passée, la page affiche Réservations closes à la place du bouton de réservation, et la liste d'attente se ferme aussi — inutile de faire patienter pour une place que personne ne pourra plus prendre. Effacez la date pour rouvrir.

Ne comparez jamais un transfert reçu au prix affiché aujourd'hui : fiez-vous au montant indiqué en face de chaque réservation dans l'onglet Participant·es. C'est celui-là qui fait foi.

Vous vous êtes entendu sur un autre prix ? Inscrivez-le.

Il arrive qu'un prix se négocie de vive voix après la réservation — un geste pour un habitué, un tarif d'ami, une place offerte. Dans l'onglet Participant·es, le bouton Montant… en face d'une réservation encore en attente vous laisse saisir le prix convenu.

Ce prix s'entend par place, comme celui de la game night : si la personne a réservé 3 places et que vous saisissez 750, elle vous devra 2 250 FCFA. Le total est affiché à côté du champ pendant que vous tapez, pour que vous voyiez exactement ce que vous accordez.

Les instructions de transfert de la personne se mettent à jour aussitôt : c'est bien ce montant-là qu'elle vous enverra. Le prix d'origine reste affiché à côté (« au lieu de »), pour que vous gardiez la trace de ce que vous avez accordé. Videz le champ pour revenir au prix de départ.

À faire avant qu'elle ne paie : une fois la place confirmée, le montant n'est plus modifiable. Une place gratuite n'a évidemment rien à ajuster.

Le délai de 24 heures

Une place réservée est tenue 24 heures. Sans votre confirmation dans ce délai, elle expire automatiquement et repart à la vente. Pensez donc à vérifier vos paiements signalés régulièrement — l'onglet Participant·es se rafraîchit tout seul.

Comme l'argent ne passe jamais par Jayé, aucun remboursement automatique n'est possible de notre côté. En cas de litige, la personne a votre numéro pour vous joindre directement.

Liste d'attente : le repêchage est automatique.

Quand votre game night est complète, les personnes intéressées peuvent s'inscrire en liste d'attente. Dès qu'une place se libère (un « Rien reçu » ou une place expirée), la première de la file est prévenue automatiquement et invitée à réserver : vous n'avez rien à faire, vos soirées se remplissent toutes seules. Le nombre de personnes en attente s'affiche sur votre tableau de bord et le détail de chaque game night — un bon signal pour agrandir la salle ou proposer une nouvelle date.

Pour une game night gratuite (prix 0), la place est confirmée instantanément, sans transfert ni intervention de votre part — vous êtes simplement prévenu·e de chaque nouvelle inscription.

Suivre les participant·es

L'onglet Participant·es liste tout le monde : nom, téléphone, places, montant, et le statut de chaque paiement.

payé place acquise
signalé la personne dit avoir payé — à vérifier
en attente transfert pas encore signalé
expiré / échec / annulé place perdue

Sur les lignes qui attendent votre décision, deux boutons : J'ai reçu et Rien reçu. Vous pouvez aussi chercher un·e participant·e, filtrer par statut, et exporter la liste au format CSV (le bouton Export CSV exporte exactement ce que vous voyez à l'écran, filtres compris).

Sous le nom de certaines personnes, de petites étiquettes résument ce qu'elles ont fait sur d'autres game nights : « 3 game nights réglées » (des places payées jusqu'au bout sur des soirées passées), « Règle vite » (l'habitude de signaler son transfert dans les deux heures), ou « Première réservation » (aucun antécédent sur Jayé — un mot d'accueil et un rappel du transfert peuvent aider). Survolez une étiquette pour en voir le détail.

Ces étiquettes ne sont visibles que de vous, sur vos propres game nights : elles n'apparaissent nulle part publiquement. Elles ne disent que du positif — il n'existe ni compteur d'absences ni étiquette de « lapin ». L'absence d'étiquette ne signifie donc rien de plus que « pas encore d'historique », jamais que la personne serait peu fiable.

La référence Jayé et la référence saisie par la personne sont affichées sur chaque ligne : elles vous aident à retrouver le bon versement dans votre historique Mobile Money.

Check-in à l'entrée : scannez les billets.

À l'arrivée, pointez la présence en scannant le billet QR de chaque participant·e — via Check-in (scanner intégré, caméra) ou en visant simplement le QR avec l'appareil photo de votre téléphone. Un compteur affiche le nombre de présents, et un badge Présent apparaît sur chaque personne pointée : moins de no-shows, et une vraie donnée d'assiduité.

Rappels & notifications

Ce que Jayé envoie pour vous, automatiquement

Chaque participant·e confirmé reçoit un rappel par e-mail 24 h avant la soirée. C'est automatique : vous n'avez rien à faire.

Le rappel manuel

Besoin de relancer tout le monde (changement de dernière minute, encouragement) ? Le bouton Notifier (ou Envoyer un rappel dans les actions rapides) envoie un e-mail immédiat à tous les participant·es confirmés, après une confirmation.

Pour éviter les doublons, ce rappel est limité à un envoi toutes les 10 minutes : juste après un envoi, le bouton affiche « Renvoi possible dans X min ».

Ce que vous recevez, vous

Nouvelle réservation — dès qu'une place est prise sur votre game night (même gratuite).
Paiement signalé — quand un·e participant·e déclare avoir envoyé son transfert.
Nouveau badge — quand vous en débloquez un.

Vos badges

Au fil de vos soirées, vous débloquez des badges — visibles sur votre tableau de bord. Dix à collectionner :

Badge	Comment l'obtenir
🎉 Première game night	Créer votre première game night — dès la publication
🎲 Hôte régulier	Tenir 5 game nights
🏆 Maître du jeu	Tenir 15 game nights
🔥 Rassembleur	Réunir 100 participant·es au total
🌟 Star locale	Réunir 500 participant·es au total
💬 Premiers avis	Recevoir 5 avis
❤️ Plébiscité	Recevoir 25 avis
⭐ Excellence	Note moyenne ≥ 4,5 (au moins 5 avis)
⚡ Confirmation rapide	Confirmer les transferts en moins de 2 h (médiane, au moins 5 transferts)
🤝 Parole tenue	Tenir 5 game nights sans jamais en annuler une

« Tenir », et non « créer »

Le tout premier badge tombe dès la publication de votre game night : il récompense le passage à l'acte.

Les suivants — Hôte régulier, Maître du jeu et Parole tenue — comptent en revanche les soirées passées et non annulées. Une game night à venir n'y entre pas encore, une soirée annulée n'y entre jamais : ces badges-là disent ce que vous avez fait, pas ce que vous avez publié.

Un badge obtenu vous reste acquis, même si le critère se durcit par la suite.